Secrétaires et assistant(e)s

• Optimiser son rôle d'interface dans le traitement de l'information
• Repérer rapidement l'information utile pour son manager et pour son équipe
• Améliorer la circulation et la conservation de ces informations
 

Etudes de cas pratiques sur le traitement d'une corbeille arrivée
Démonstration d'utilisation de la messagerie sur Outlook
Démonstration NTIC (blog, wiki, flux RSS, moteurs de recherche...)

Déterminer l'information utile, savoir où la trouver
Repérer les besoins de son service : méthode de recueil
Détecter toutes les sources d'information internes, externes
Traiter les informations sur supports papier et électronique
Traiter les courriers à l'arrivée et au départ
Assurer la traçabilité et le suivi des informations
Optimiser l'utilisation de sa messagerie électronique et le traitement des e-mails
Détecter rapidement l'essentiel par une lecture efficace
Utiliser les NTIC pour la recherche et l'échange d'informations
Assurer une veille sur les sujets intéressant le service : syntaxe et opérateurs de recherche, flux RSS...
Tirer parti des nouvelles technologies pour échanger et diffuser l'information (blog, wiki, sharepoint, intranet...)
Organiser la circulation et la conservation de l'information
Structurer un dossier pour en faciliter la consultation
Elaborer un plan de classement pour faciliter les recherches
Protéger les documents confidentiels, archiver